Governance

Onestà e Correttezza
Operiamo nel rispetto dei più elevati standard etici e nel rispetto delle leggi e regolamenti vigenti in Italia e - ove applicabili - in altri Paesi in cui operiamo.

Il perseguimento degli interessi aziendali o dei suoi obiettivi, non potrà mai giustificare condotte contrarie ai nostri principi di correttezza, onestà e professionalità.

Conflitti di Interesse
Operiamo - nello svolgimento di ogni attività - per evitare di incorrere in situazioni di conflitto di interesse, reale o anche solo potenziale.

Libera Concorrenza
Riconosciamo il principio della leale e libera concorrenza, quale fattore determinante per la crescita ed il costante miglioramento del mercato e delle organizzazioni

Trasparenza e correttezza nella Informazione
Ci impegniamo - nell’ambito delle nostre attività – a fornire informazioni complete, trasparenti e comprensibili. Ogni nostra operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile e legittima.

Uguaglianza ed Equità
Poniamo in essere ogni ragionevole sforzo per evitare qualunque tipo di discriminazione basata sull’età, l’origine razziale ed etnica, la nazionalità, le opinioni politiche, le credenze religiose, il sesso, la sessualità o lo stato di salute dei soggetti coinvolti.

Valorizzazione delle Risorse Umane
Garantiamo un ambiente di lavoro finalizzato alla valorizzazione della professionalità e delle competenze delle nostre risorse, mettendo a disposizione delle medesime idonei strumenti di formazione, di aggiornamento professionale e di sviluppo.

Riservatezza
Garantiamo, in conformità alle vigenti disposizioni di legge, la riservatezza delle informazioni che ci vengono affidate. Ai nostri Collaboratori è vietato utilizzare informazioni “riservate” per finalità diverse dall’esercizio della propria attività professionale.

Protezione della Salute
Garantiamo ai nostri Collaboratori, indipendentemente dal tipo di rapporto contrattuale, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale, in ambienti di lavoro sicuri e salubri.

Ambiente
Siamo impegnati nella tutela ambientale e nel garantire la compatibilità tra le nostre attività di impresa con le esigenze ambientali, nel rispetto della normativa vigente.

Beni Materiali ed Immateriali della Società
L’utilizzo dei beni intellettuali e materiali della Società, inclusi gli strumenti informatici, deve avvenire nel rispetto delle norme generali e della loro destinazione d’uso ed in modo da tutelarne la conservazione e funzionalità, evitandone l’utilizzo in violazione di ogni disposizione di legge.

Orientiamo la nostra attività alla soddisfazione ed alla creazione di valore per i nostri Clienti

Le trattative commerciali – dirette od indirette – i rapporti commerciali, i contratti e le nostre comunicazioni sono ispirate ai principi di onestà, professionalità, trasparenza e sono improntati alla massima collaborazione, puntando al trattamento omogeneo fra clienti che si trovino nelle medesime condizioni.

Soddisfazione del cliente

Consideriamo essenziale mantenere elevati standard di qualità e massimizzare la soddisfazione della clientela. Le procedure interne e le tecnologie informatiche utilizzate supportano queste finalità, anche attraverso un continuo monitoraggio della clientela stessa.

Trasparenza
Assicuriamo ai nostri interlocutori tutta l’informazione e la documentazione necessaria a supportare le decisioni che ci riguardino. Evitiamo di entrare in rapporti di affari con terzi dei quali sia accertata o anche solo ragionevolmente supposta la partecipazione ad attività delittuose o manifestamente non etiche.

È nostro obiettivo quello di non generare false o imprecise impressioni o fornire informazioni false o tendenziose. Non tolleriamo ed accettiamo comportamenti ambigui che possano indurre nell'interlocutore aspettative errate o sovradimensionate rispetto all'oggetto della trattativa

Concorrenza
Competiamo con i concorrenti attraverso comportamenti commerciali corretti, etici e rispettosi delle leggi, garantendo equità di trattamento ai clienti, evitando di applicare condizioni di prezzo e contrattuali particolari, che abbiano il solo fine di escludere concorrenti dalle trattative. Ci impegniamo a non porre in essere accordi al fine di limitare la concorrenza, né a porre in essere comportamenti che possano violare le leggi sulla concorrenza.

Informazioni relative a OCS S.P.A. o al Gruppo OCS
Qualora la concorrenza contatti un nostro collaboratore questi non potrà fornire al concorrente alcuna informazione circa i prezzi, le condizioni contrattuali, i costi, i piani di commercializzazione dei prodotti, i piani di produzione e/o qualsiasi altra informazione di proprietà OCS o riservata.

Rapporti con Fornitori e Partner
Ci impegniamo a trattare con i nostri Partner e Fornitori a condizioni di parità e rispetto reciproco, riconoscendo il loro ruolo e l’importanza di una relazione basata sulla fiducia e sulla trasparenza reciproca. La selezione dei Partner aziendali deve avvenire attraverso procedure chiare, certe e non discriminatorie, attraverso criteri legati alla competitività oggettiva dei servizi e dei prodotti offerti ed alla loro qualità, intesa anche come piena aderenza del fornitore ai parametri etici espressi nel presente Codice.

La scelta dei fornitori avviene su basi oggettive ed in modo imparziale, con l'obiettivo di fornire ai nostri clienti le migliori condizioni e soluzioni, in termini sia qualitativi che economici. Prima dell’affidamento a terzi di attività da svolgersi all’interno dell’Azienda o rientranti nel ciclo produttivo della medesima, nell’ambito di contratti di appalto, d’opera o di somministrazione, viene verificata la idoneità tecnico professionale del terzo, dando quindi seguito agli specifici obblighi di legge in materia di sicurezza ed igiene del lavoro. Le nostre decisioni non saranno influenzate da pressioni tendenti ad ottenere "trattamenti di favore" o condizioni di reciprocità che possano minare la reale concorrenza.

Collaboratori
Ci impegniamo a selezionare personale altamente qualificato evitando qualunque forma di discriminazione e ponendo particolare attenzione alle specifiche competenze ed agli aspetti motivazionali, ma non trascurando le potenzialità del singolo. I profili professionali dei candidati vengono valutati esclusivamente al fine del perseguimento degli interessi aziendali.

Non tolleriamo o accettiamo alcuna forma di lavoro irregolare né di sfruttamento, rifiutiamo qualsiasi azione che possa configurarsi come abuso d’autorità e che violi la dignità e l’integrità psico-fisica della persona.

Promuoviamo il lavoro in un ambiente di lavoro positivo, gratificante e non conflittuale, valorizziamo le competenze delle nostre persone, mettendo loro a disposizione adeguati strumenti di formazione e di aggiornamento.

I nostri Collaboratori ricevono chiare e specifiche informazioni sugli aspetti normativi e retributivi circa il loro rapporto di lavoro.

Garantiamo un ambiente lavorativo conforme alle vigenti norme in materia di sicurezza e salute mediante il monitoraggio, la gestione e la prevenzione dei rischi connessi allo svolgimento dell’attività professionale.

Le informazioni riservate che riguardano i collaboratori sono trattate in conformità alla vigente normativa e con modalità idonee ad assicurarne la massima trasparenza ai diretti interessati e l’inaccessibilità a terzi, se non per giustificati ed esclusivi motivi di lavoro.

I nostri Collaboratori devono ottemperare, senza riserve, al presente Codice Etico nonché - con diligenza e lealtà - agli obblighi relativi al proprio incarico. Essi sono tenuti alla tutela dei beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative.

Ai nostri Collaboratori non è consentito fare o accettare doni che possano influenzare o dare l'impressione di influenzare il normale decorso delle trattative commerciali. Non è altresì consentito offrire danaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti di fornitori, di clienti, di enti della Pubblica Amministrazione o di altre organizzazioni. È consentito offrire doni di valore simbolico nel rispetto delle leggi in vigore e degli usi vigenti.

Comunicazione
Riconosciamo il valore essenziale di una chiara e trasparente comunicazione verso l’interno e verso l’esterno, quale strumento di condivisione delle informazioni istituzionali e veicolo motivazionale nei confronti del Personale.

Nella comunicazione esterna, ci impegniamo a divulgare unicamente informazioni reali e corrispondenti al vero, a non effettuare comunicazioni che utilizzino testi o immagini lesivi di terzi in genere né a divulgare informazioni sulla concorrenza non veritiere o diffamanti.

Ci impegniamo a collaborare con gli organi di informazione, senza discriminazioni, nel rispetto dei reciproci ruoli e delle esigenze di riservatezza commerciale, al fine di rispondere con tempestività, completezza e trasparenza alle loro esigenze informative.

La nostra documentazione e comunicazione di marketing fornisce unicamente informazioni corrispondenti alla realtà.

Nelle nostre campagne di comunicazione ci impegniamo a rispettare la normativa vigente in tema di privacy e trattamento dei dati personali.

Tutti i nostri rapporti con Istituzioni Pubbliche sono improntati a principi di correttezza, trasparenza e collaborazione, nel rispetto dei reciproci ruoli. Rifiutiamo qualunque comportamento che possa essere anche soltanto interpretato come idoneo a pregiudicare i suddetti principi.

Nelle trattative d’affari o nei rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione non si terranno, direttamente o indirettamente, comportamenti tali da influenzare in modo non corretto la decisione della controparte.

Nei rapporti con le organizzazioni sindacali, ci impegniamo al rispetto dei principi enunciati nel presente Codice, delle leggi e regolamenti applicabili.

Ci impegniamo al pieno rispetto delle norme vigenti a tutela della proprietà industriale e ci impegniamo a fornire sempre prodotti software originali o in copia autorizzata e corredati di licenza d'uso.

Ove necessario, ci impegniamo a fare specifica menzione di eventuali componenti software di terze parti, integrati nei prodotti oggetto della nostra attività.

Operiamo al fine di garantire l’integrità fisica e morale dei nostri Collaboratori, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri e salubri, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia.

Valutiamo costantemente i rischi per la sicurezza e la salute dei lavoratori, anche nella scelta delle attrezzature di lavoro, nonché nella sistemazione dei luoghi di lavoro. La attività dei Collaboratori si svolge in condizioni tecniche, organizzative ed economiche tali da consentire che siano assicurati un’adeguata prevenzione infortunistica ed un ambiente di lavoro salubre e sicuro.

Siamo impegnati a diffondere tra tutti i nostri Collaboratori una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili, anche mediante adeguate istruzioni specifiche. I Destinatari del presente Codice, ed in particolare il Datore di Lavoro ed i suoi delegati, i Dirigenti, i Preposti, i Lavoratori, il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, ed il Medico competente contribuiscono al processo di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di sé stessi, dei colleghi e dei terzi, fatti salvi gli obblighi e le responsabilità individuali ai sensi delle disposizioni di legge applicabili in materia.

Nello svolgimento delle attività aziendali sussiste il divieto di uso di sostanze alcoliche o uso di stupefacenti. Vige altresì il divieto di fumare nei luoghi di lavoro - in conformità alle norme di legge - e comunque in ogni circostanza in cui il fumo possa determinare pericolo per le strutture ed i beni aziendali o per la salute o l’incolumità dei colleghi e dei terzi.

Coloro che, in ragione dell’esercizio di una funzione, di una professione o di un ufficio, abbiano accesso a informazioni privilegiate riguardanti la nostra Società (a titolo esemplificativo informazioni riguardanti cambiamenti di management, progetti di acquisizione, fusione, scissione, piani strategici, budget, business plan), non possono usarle a proprio vantaggio e/o di quello dei familiari, dei conoscenti, e in generale dei terzi, ma esclusivamente per l’esecuzione e nell’ambito del proprio ufficio o professione. Essi dovranno inoltre prestare una particolare attenzione a non divulgare informazioni privilegiate e ad evitare ogni uso improprio di tali informazioni. Anche le informazioni e/o qualunque altro genere di notizie, documenti o dati che non siano di pubblico dominio e siano connessi agli atti ed alle operazioni proprie di ciascuna mansione o responsabilità, non devono essere divulgate, né usate e tanto meno comunicate a fini diversi senza specifica autorizzazione. È in ogni caso raccomandato un auspicabile riserbo in merito alle informazioni concernenti l’Azienda e l’attività lavorativa o professionale. Perseguiamo la protezione di tutte le informazioni aziendali ed esperienze tecnico industriali comprese quelle commerciali e le prove; è pertanto fatto divieto a tutti i destinatari di rivelare a terzi le predette informazioni ed esperienze salvo che esse non siano nel loro insieme o nella precisa configurazione o combinazione dei loro elementi note al pubblico o facilmente accessibili agli esperti ed operatori di settore;

Registriamo in modo accurato e completo tutte le attività ed operazioni aziendali, onde attuare la massima trasparenza contabile nei confronti dei terzi legittimati ed evitare che compaiano poste false, fuorvianti o ingannevoli. L’attività amministrativa e contabile è attuata con l’utilizzo di aggiornati strumenti e procedure informatiche che ne ottimizzano l’efficienza, correttezza, completezza e corrispondenza ai principi contabili, nonché favoriscono i necessari controlli e verifiche sulla legittimità, coerenza e congruità del processo di decisione, autorizzazione, svolgimento delle azioni ed operazioni della Società. Riteniamo che la correttezza e la trasparenza dei bilanci aziendali siano valori importanti.
Ciascun Destinatario ed ogni altro soggetto tenuto al rispetto delle norme del presente Codice è tenuto a collaborare, per quanto di propria competenza, affinché nei processi di fatturazione e di elaborazione della documentazione rilevante ai fini fiscali e doganali, i dati rappresentati siano sempre veritieri e in tutto corrispondenti alle operazioni materialmente eseguite. E’ inoltre fatto obbligo a tutti i Destinatari, per quanto di competenza, di conservare con cura tutta la documentazione rilevante ai fini fiscali, astenendosi dall’occultarla, distruggerla o alterarla, mentre è vietata la registrazione di operazioni in tutto o in parte non esistenti o simulate, così come sono vietati l’utilizzo o la predisposizione di documentazione concernente operazioni in tutto o in parte non esistenti o simulate.
Per ogni operazione deve essere conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire:

• l’agevole registrazione contabile;
• l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità;
• la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la probabilità di errori interpretativi.

I Destinatari del presente Codice Etico devono evitare tutte le situazioni ed attività in cui si possa manifestare un conflitto di interessi tra le attività economiche personali e le mansioni che ricoprono all’interno della struttura di appartenenza. Non è consentito perseguire interessi propri a danno degli interessi sociali, né fare un uso personale non autorizzato di beni aziendali, né è consentito detenere interessi direttamente o indirettamente in società concorrenti, clienti, fornitrici o addette alla certificazione dei conti (salvo società quotate sui mercati azionari liberi).

Adottiamo misure organizzative e di gestione idonee a prevenire comportamenti illeciti o comunque contrari alle regole di questo Codice da parte di qualunque soggetto che agisca per nostro conto. In ragione dell’articolazione delle nostre attività adottiamo un sistema di deleghe di poteri e funzioni, prevedendo in termini espliciti e specifici l’attribuzione degli incarichi a persone dotate di idonea capacità e competenza.

L’applicazione del Codice Etico è demandata all’Amministratore Delegato che opera – anche attraverso deleghe specifiche - al fine di:
a) diffondere la piena conoscenza e comprensione del presente Codice Etico
b) vigilare sull’osservanza del Codice e sulla diffusione del medesimo presso tutti i destinatari;
c) verificare ogni notizia di violazione del Codice ed informare gli organi e le funzioni aziendali competenti dei risultati delle verifiche, per l’adozione degli eventuali provvedimenti sanzionatori;
d) proporre modifiche al contenuto del Codice per adeguarlo al mutevole contesto in cui la Società si trova ad operare ed alle esigenze derivanti dall’evoluzione della Società stessa.

I casi di violazione del presente Codice Etico potranno essere segnalati da ogni destinatario in forma riservata direttamente all’Organismo di Vigilanza al seguente indirizzo e-mail odv@ocsnet.it.
Le procedure di segnalazione e di verifica delle violazioni, anche nell’interesse della verità, sono improntate a criteri di riservatezza e tutela della confidenzialità, al fine di prevenire ritorsioni di qualsivoglia genere nei confronti dell’autore della segnalazione ma anche al fine di garantire l’accertamento dell’effettiva realtà dei fatti.

Per assicurare una corretta ed efficace attuazione del Codice, è indispensabile l'impegno e la collaborazione di tutti. La violazione delle disposizioni del presente Codice Etico, tenuto conto della sua intensità ed eventuale recidiva, costituirà illecito disciplinare ed inadempimento alle obbligazioni contrattuali del rapporto di lavoro dipendente o funzionale o di collaborazione professionale, con ogni conseguente effetto di legge e di contratto e potrà altresì costituire giusta causa ai sensi delle previsioni del codice civile, dando quindi il diritto alla Azienda di applicare le sanzioni disciplinari previste dal CCNL e dal Codice Disciplinare Aziendale

Il presente Codice Etico ha effetto immediato dalla data odierna e sino a revisione. A tutti i Destinatari è fatto obbligo di prenderne adeguata conoscenza e di osservarlo.

OCS S.p.A. si impegna a operare in modo etico e responsabile secondo il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023. Il decreto ha lo scopo disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni su informazioni, riferibili al personale OCS S.p.A. relative a violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico e del Modello Organizzativo 231.

Chi può segnalare

• I vertici aziendali e i componenti degli organi sociali e dell’Organismo di Vigilanza di OCS S.p.A.
• I dipendenti ed ex dipendenti OCS S.p.A.
• I partner, i fornitori, i consulenti, i collaboratori, i soci e, più in generale, chiunque sia in relazione d’interessi con OCS S.p.A.

Che cosa è possibile segnalare
A titolo esemplificativo e non esaustivo:

• violazione del Codice Etico e/o del Codice di Condotta
• violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione ex D.lgs. 231/01
• uso improprio di dati riservati dei clienti e dell'Azienda
• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea

Come fare la segnalazione interna
Le segnalazioni possono essere effettuate tramite i seguenti canali:

• In forma orale o scritta tramite la piattaforma Whistleblowing https://whistleblowing.ocsnet.it
• In forma scritta a OCS S.p.a tramite canale cartaceo di posta ordinaria indirizzata all’Organo di Vigilanza (ODV)
  all’indirizzo: Brescia, Via Sorbanella 24, 25125;
• In forma orale, su richiesta del whistleblower, mediante un incontro diretto con uno o più componenti dell’ODV.

Come fare la segnalazione esterna
La segnalazione esterna può essere effettuata nella seguente modalità:

• Canale esterno di segnalazione tramite il sito ufficiale dell’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC): https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/

Per saperne di più consulta la Procedura Whistleblowing e l’Informativa Privacy.